Animer une réunion
Thème: compétence relationnelle
DEFINITION
La réunion est un outil de communication qui permet:
De favoriser la circulation de l’information: lancement d’un projet, communication dans le projet;
De travailler en groupe sur la résolution d’un problème, la construction d’une solution;
De prendre des décisions: point intermédiaire, validation des préconisations, adoption de plans d’action.
COMMENT L’UTILISER
Pour être efficace, le processus «réunion» peut être décomposé en 2 phases.
PREPARER LA REUNION
1. Définir avec précision le TOP de la réunion: Thème ( sujet de la réunion), Objectif ( but à atteindre dans la réunion ), Plan ( points à aborder pour atteindre l’objectif );
2. Déterminer la liste des participants, le lieu et l’heure de la réunion: adresser des convocations aux intéressés;
3. Préparer tous les aspects logistiques ( paper-board, rétroprojecteur...).
ANIMER LA REUNION
1. Commencer à l’heure prévue;
2. Noter sur le paper-board le thème, l’objectif, le plan, la durée de la réunion;
3. Faciliter la progression du travail;
4. Faciliter les interactions entre les personnes;
5. Favoriser la participation;
6. Rechercher un équilibre du temps de parole animateur/participants;
7. Recentrer en cas de hors sujet;
8. Pratiquer les reformulations et les synthèses intermédiaires;
9. Rappeler régulièrement les objectifs de la réunion;
10 Conclure la réunion en résumant les points clés et préciser la suite à donner;
11 Assurer le suivi de la réunion;
12 Effectuer une mini-analyse de la réunion ( respect du TOP, choix des participants...);
13 Rédiger le compte rendu ( animateur ou secrétaire s’il y en a un ): sujet et objectifs de la réunion, participants, décisions prises, points clés de la prochaine réunion et le diffuser rapidement.;
14 Veiller au respect de la mise en application effective des décisions prises et à la réception des informations demandées au cours de la réunion.
NOTRE CONSEIL
Tenir la réunion dans une pièce calme.
Penser à faire des interruptions lorsque la réunion dépasse 2 heures.
En situation d’animateur, ne pas prendre position mais laisser plutôt les participants s’exprimer librement, adopter une attitude d’écoute active, reformuler les idées, synthétiser les points de vue, questionner, faire préciser, traduire les informations implicites....
Travailler toujours avec l’ensemble du groupe et non avec chaque participant successivement.
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